Allgemeine Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen der adebar GmbH für Veranstaltungen, Incentives und Eventleistungen

1. Geltungsbereich und Vertragspartner

Vertragspartner ist die adebar GmbH, Jagdhaus 7 b, 18375 Wieck a. Darß (nachfolgend „adebar“). Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge über die Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Tagungen, Incentives, Teamevents, Rahmenprogrammen und damit verbundenen Leistungen.

Unsere Angebote richten sich an Unternehmen im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen (nachfolgend „Kunde“). Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn adebar ihnen ausdrücklich in Textform zustimmt.

Bietet adebar im Einzelfall eine Pauschalreise im Sinne von § 651a BGB an, gelten vorrangig die gesetzlichen Vorschriften der §§ 651a ff. BGB. Der Kunde erhält dann vor Vertragsschluss das gesetzlich vorgeschriebene Formblatt. Regelungen dieser AGB gelten für Pauschalreisen nur, soweit sie nach § 651y BGB zulässig sind. Wird die Leistung auf Grundlage eines Rahmenvertrags für Geschäftsreisen erbracht (§ 651a Abs. 5 Nr. 3 BGB), gelten die Vorschriften über Pauschalreisen nicht.

2. Vertragsschluss

Angebote von adebar sind freibleibend, sofern im Angebot nichts anderes steht. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde das Angebot unterschreibt oder in Textform (z. B. per E-Mail) annimmt und adebar die Buchung in Textform bestätigt.

Stellt adebar das Angebot im Angebotsraum auf www.adebar.de bereit, kann der Kunde es dort annehmen, indem er seinen Namen einträgt, die angezeigte Annahmeerklärung bestätigt und die Schaltfläche „Angebot verbindlich annehmen“ betätigt. Diese Erklärung steht der Annahme in Textform gleich. Maßgeblich ist die im Angebotsraum angezeigte Fassung (Version) des Angebots. adebar protokolliert Zeitpunkt und Inhalt der Annahme und bestätigt sie dem Kunden per E-Mail. Der Zugang zum Angebotsraum ist an die E-Mail-Adresse des Kunden und einen Einmalcode gebunden; der Kunde hält diese Zugangsdaten geheim und informiert adebar unverzüglich, wenn Dritte sie erlangt haben könnten.

Weicht die Auftragsbestätigung vom Inhalt der Buchung ab, liegt ein neues Angebot von adebar vor. An dieses Angebot ist adebar zehn Tage gebunden. Der Vertrag kommt auf seiner Grundlage zustande, wenn der Kunde innerhalb dieser Frist die Annahme erklärt.

Der Kunde bucht auch für alle von ihm angemeldeten Teilnehmenden. Er sorgt dafür, dass sie die für sie wichtigen Regelungen dieser AGB kennen, insbesondere Nr. 5, 7 und 15.

3. Zahlung

Rechnungen stellt adebar elektronisch zu: per E-Mail als PDF und, soweit vorgesehen, als E-Rechnung im XML-Format, zusätzlich im geschützten Angebotsraum auf www.adebar.de. Der Kunde ist mit der elektronischen Übermittlung einverstanden und nennt adebar eine E-Mail-Adresse für Rechnungen.

Mit Vertragsschluss sind 60 % des Vertragspreises fällig. Der Restbetrag ist sechs Wochen vor der Veranstaltung fällig. Variable und nach Aufwand abgerechnete Kosten stellt adebar nach der Veranstaltung in Rechnung. Sie sind acht Tage nach Rechnungsstellung fällig.

Bei Pauschalreisen verlangt adebar Zahlungen vor Reiseende nur, wenn dem Kunden ein Sicherungsschein nach § 651r BGB übergeben wurde.

4. Leistungen und Preise

Welche Leistungen vereinbart sind, ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung im Angebot und der zugehörigen Kalkulation. Ändert sich vor Vertragsschluss aus sachlich berechtigten, erheblichen und nicht vorhersehbaren Gründen etwas an den Angebotsangaben, informiert adebar den Kunden vor der Buchung.

Unsere Preise sind Bruttopreise. Soweit wir Reiseleistungen im eigenen Namen erbringen, unterliegen wir der Sonderregelung für Reisebüros nach § 25 UStG (Art. 306 bis 310 der Richtlinie 2006/112/EG). Ein Vorsteuerabzug ist dann nur eingeschränkt möglich.

Werden Leistungen geändert, ergänzt, verlängert oder verzögern sie sich auf Wunsch oder aus dem Verantwortungsbereich des Kunden, passt adebar die Kosten an. Änderungen der Teilnehmendenzahl führen zu einer Neuberechnung und nicht automatisch zu einer Preisminderung, weil einzelne Leistungen nicht immer zu gleichen Konditionen buchbar sind.

Ab der dritten Überarbeitung eines Angebots oder eines Grafiklayouts kann adebar den Aufwand gesondert berechnen.

Übernimmt adebar die Suche und Abstimmung eines Restaurants für Mittag- oder Abendessen, berechnet adebar dafür eine Handlingfee von 15 % auf den Nettobetrag für Speisen und Getränke. Die genauen Kosten stehen erst nach der Auswahl fest.

GEMA-Gebühren und Abgaben zur Künstlersozialkasse ermittelt adebar anhand der verbindlich gebuchten Leistungen und berechnet sie mit der Schlussrechnung.

Kosten für An- und Abreise, Übernachtung und Verpflegung des adebar-Teams und der gebuchten Leistungspartner trägt der Kunde. Sie werden mit der Schlussrechnung berechnet.

5. Fotos, Konzepte und Urheberrechte

Konzepte, Entwürfe und Fotos von adebar bleiben geistiges Eigentum von adebar. Der Kunde darf sie nur für die gebuchte Veranstaltung nutzen. Eine kommerzielle Nutzung oder Weitergabe an Dritte ist nur nach Absprache erlaubt, sofern nichts anderes vereinbart ist. Fotos in Präsentationen und Angeboten sind Beispielbilder.

6. Location, Mobiliar und Dekoration

Mietmobiliar und Dekoration werden direkt nach dem Aufbau gemeinsam abgenommen. Findet keine Abnahme statt, obwohl adebar sie angeboten hat, gelten die Leistungen als abgenommen. Offensichtliche Mängel sind bei der Abnahme anzuzeigen. Später erkennbare Mängel zeigt der Kunde unverzüglich nach ihrer Entdeckung an.

Schäden an oder Verlust von Materialien, die adebar stellt, ersetzt der Kunde, soweit er oder seine Teilnehmenden sie zu vertreten haben.

Die angebotenen Artikel sind grundsätzlich nicht wetterfest. Bei Einsätzen im Freien stimmt der Kunde das Material vorher mit adebar ab. Schäden durch Witterung, die trotz Hinweis entstehen, trägt der Kunde.

Veranstaltungs- und Lieferort müssen für das Team frei zugänglich sein. Müssen Wege über Lastenaufzüge oder Treppen überbrückt werden, teilt der Kunde vorab die genauen Maße mit (Türbreite und Türhöhe sowie Innenmaße des Aufzugs). Aufzüge sind für Auf- und Abbau uneingeschränkt freizuhalten. Wartezeiten, die der Kunde zu vertreten hat, berechnet adebar nach Aufwand.

7. Schiffsanmietung

Widrige Wetterlagen, Havarien oder andere Umstände, die die Sicherheit von Menschen und Schiff gefährden, können die Schiffsführung veranlassen, Ziele und Häfen zu ändern, die Fahrt zu unterbrechen, vorzeitig zurückzukehren oder Zeiten angemessen zu verschieben. Die Entscheidung der Schiffsführung ist verbindlich.

Kann die Fahrt aus solchen Gründen oder wegen höherer Gewalt (z. B. Sturm ab Windstärke 6, Hochwasser, Ausfall des Schiffes) nicht stattfinden, bemüht sich adebar gemeinsam mit dem Kunden um eine Alternative. Im Übrigen gilt Nr. 9.

Jede Person an Bord handelt eigenverantwortlich und folgt den Anweisungen der Schiffsführung. Schäden, die der Kunde oder seine Teilnehmenden an Bord schuldhaft verursachen, sind zu ersetzen.

8. Leistungs- und Preisänderungen nach Vertragsschluss

Änderungen einzelner Leistungen, die nach Vertragsschluss notwendig werden und die adebar nicht wider Treu und Glauben herbeigeführt hat, sind zulässig, soweit sie nicht erheblich sind und den Gesamtzuschnitt der Veranstaltung nicht beeinträchtigen. adebar informiert den Kunden unverzüglich. Gewährleistungsansprüche bleiben unberührt. Ist eine Änderung erheblich, kann der Kunde kostenfrei zurücktreten oder eine gleichwertige Ersatzleistung annehmen.

Liegen zwischen Vertragsschluss und Veranstaltung mehr als vier Monate, kann adebar den Vertragspreis anpassen, wenn sich nach Vertragsschluss Beförderungskosten, Steuern und Abgaben (z. B. Hafen- oder Flughafengebühren) oder maßgebliche Wechselkurse erhöhen. Die Anpassung entspricht der tatsächlichen Mehrbelastung pro Person oder Sitzplatz. adebar teilt sie unverzüglich mit, spätestens 21 Tage vor der Veranstaltung. Bei Pauschalreisen gelten stattdessen die §§ 651f und 651g BGB.

9. Höhere Gewalt

Höhere Gewalt sind unvorhersehbare, außergewöhnliche Ereignisse, die keine Vertragspartei zu vertreten hat und deren Folgen sich auch mit zumutbarer Sorgfalt nicht vermeiden lassen. Dazu zählen insbesondere Naturkatastrophen, extreme Wetterlagen, Krieg, Unruhen, Terroranschläge, Epidemien und Pandemien sowie behördliche Anordnungen, die die Veranstaltung verbieten oder wesentlich einschränken.

Kann adebar die Leistung wegen höherer Gewalt ganz oder teilweise nicht erbringen, werden beide Seiten von ihren Leistungspflichten frei, soweit das Hindernis reicht. adebar informiert den Kunden unverzüglich und schlägt, wenn möglich, eine Verschiebung oder ein Alternativformat vor.

Wird die Veranstaltung nicht durchgeführt, rechnet adebar die bereits erbrachten Leistungen zu den Vertragspreisen ab. Außerdem erstattet der Kunde die Kosten, die adebar nachweislich bereits entstanden sind und nicht mehr rückgängig gemacht werden können, insbesondere nicht erstattbare Zahlungen an Leistungspartner. Darüber hinausgehende Zahlungen des Kunden erstattet adebar. Weitere gegenseitige Ersatzansprüche bestehen nicht.

Wird die Veranstaltung einvernehmlich verschoben, rechnet adebar bereits geleistete Zahlungen auf den neuen Termin an. Für die Verschiebung gilt Nr. 13.

10. Pandemien, Epidemien und behördliche Maßnahmen

Die Jahre 2020 bis 2022 haben gezeigt, dass Veranstaltungen durch Pandemien und behördliche Maßnahmen kurzfristig eingeschränkt werden können. Für einen solchen Fall gilt:

1. Die Veranstaltung wird behördlich untersagt (z. B. durch Anordnungen nach dem Infektionsschutzgesetz, Allgemeinverfügungen oder Reisewarnungen für das Zielgebiet): Es gilt Nr. 9. adebar schlägt vorrangig einen neuen Termin, einen anderen Ort oder ein hybrides bzw. virtuelles Format vor.
2. Die Veranstaltung ist nur mit Auflagen möglich (z. B. begrenzte Personenzahl, Abstands- und Hygienekonzepte, Testpflichten): adebar passt das Konzept in Abstimmung mit dem Kunden an. Mehrkosten, etwa für zusätzliche Fläche, Personal oder Hygienematerial, trägt der Kunde nach vorheriger Freigabe. Reduziert sich die zulässige Teilnehmendenzahl behördlich, berechnet adebar die entfallenden Plätze nur mit den Kosten, die bereits entstanden sind und nicht mehr storniert werden können.
3. Der Kunde sagt ab, obwohl die Veranstaltung zulässig ist (z. B. aus eigener Vorsicht oder wegen interner Reiseverbote): Es gelten die Stornierungsregeln nach Nr. 11.
4. Einzelne Teilnehmende erkranken oder müssen in Quarantäne: Das berührt die Durchführung der Veranstaltung nicht. Es gelten die Regeln für Änderungen der Teilnehmendenzahl (Nr. 4 und Nr. 11).

Die gesetzlichen Rechte bei Störung der Geschäftsgrundlage (§ 313 BGB) bleiben unberührt. adebar empfiehlt eine Veranstaltungsausfallversicherung. Bitte beachten Sie, dass viele Versicherungen Pandemien ausschließen oder nur gegen Aufpreis abdecken.

11. Rücktritt durch den Kunden

Der Kunde kann jederzeit vor Veranstaltungsbeginn zurücktreten. Der Rücktritt ist in Textform zu erklären. Maßgeblich ist der Zugang bei adebar. Tritt der Kunde zurück oder nimmt er die Veranstaltung nicht in Anspruch, kann adebar eine angemessene Entschädigung verlangen. Sie wird wie folgt pauschaliert, jeweils bezogen auf den Vertragspreis:

• bis 12 Wochen vor der Veranstaltung: 30 %
• bis 10 Wochen vor der Veranstaltung: 40 %
• bis 8 Wochen vor der Veranstaltung: 50 %
• bis 6 Wochen vor der Veranstaltung: 70 %
• bis 4 Wochen vor der Veranstaltung: 80 %
• bis 2 Wochen vor der Veranstaltung: 90 %
• ab dem 13. Tag vor der Veranstaltung: 100 %

Dem Kunden bleibt der Nachweis gestattet, dass adebar kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist. adebar kann statt der Pauschale eine höhere Entschädigung verlangen, wenn sie konkret beziffert und belegt, dass höhere Aufwendungen entstanden sind. Ersparte Aufwendungen und eine anderweitige Verwendung der Leistungen werden dabei angerechnet.

Reduziert der Kunde die Teilnehmendenzahl, gelten diese Regeln für den entfallenden Anteil entsprechend.

12. Hotelleistungen

Für Hotelleistungen gelten die Stornierungsbedingungen der jeweiligen Hotels. Sie werden im Veranstaltungsvertrag gesondert festgelegt und gehen Nr. 11 vor.

13. Verschiebung der Veranstaltung

Eine Verschiebung bedarf einer Vereinbarung in Textform. Steigen die Preise der Leistungspartner zum neuen Termin, kann adebar den Preis entsprechend anpassen. Tritt der Kunde später von der verschobenen Veranstaltung zurück, gilt die Stornostaffel nach Nr. 11 mindestens mit dem Prozentsatz, der zum Zeitpunkt der Verschiebungsvereinbarung bereits erreicht war.

14. Kündigung durch adebar

adebar kann den Vertrag vor oder während der Veranstaltung fristlos kündigen, wenn der Kunde oder seine Teilnehmenden die Durchführung trotz Abmahnung nachhaltig stören oder sich so vertragswidrig verhalten, dass eine sofortige Beendigung gerechtfertigt ist. adebar behält dann den Anspruch auf den Vertragspreis, muss sich aber ersparte Aufwendungen und Vorteile aus einer anderweitigen Verwendung der Leistungen anrechnen lassen.

15. Mitwirkung und Mängelanzeige

Zeigt sich während der Veranstaltung ein Mangel, meldet der Kunde ihn unverzüglich der Projektleitung von adebar vor Ort. Ist sie nicht erreichbar, wendet sich der Kunde direkt an die adebar GmbH, Jagdhaus 7 b, 18375 Wieck a. Darß, Telefon +49 38233 62518, E-Mail infoadebar.de. Nur so kann adebar schnell Abhilfe schaffen. Der Kunde wirkt im Rahmen des Zumutbaren daran mit, Schäden zu vermeiden oder gering zu halten.

Vor einer Kündigung wegen eines Mangels setzt der Kunde adebar eine angemessene Frist zur Abhilfe, es sei denn, die Abhilfe ist unmöglich, wird verweigert oder eine sofortige Kündigung ist durch ein besonderes Interesse des Kunden gerechtfertigt.

Gepäck wird im üblichen Umfang befördert, das heißt ein Koffer und ein Handgepäckstück pro Person. Mehr Gepäck ist vorher abzustimmen. Wertsachen und mitgeführte Gegenstände beaufsichtigen die Teilnehmenden selbst.

16. Haftung

adebar haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden, bei Übernahme einer Garantie sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.

Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (einer Pflicht, deren Erfüllung die Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde vertrauen darf) ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

Diese Regeln gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen von adebar. Bei Pauschalreisen gelten die gesetzlichen Haftungsregeln der §§ 651n ff. BGB. Eine Beschränkung auf den dreifachen Reisepreis für Schäden, die keine Körperschäden sind und nicht schuldhaft herbeigeführt wurden, bleibt nach § 651p BGB vorbehalten.

17. Verjährung

Ansprüche des Kunden wegen Mängeln verjähren in einem Jahr ab dem vertraglich vorgesehenen Ende der Veranstaltung. Das gilt nicht für Ansprüche nach Nr. 16 Absatz 1. Für diese gelten die gesetzlichen Fristen. Bei Pauschalreisen gilt die gesetzliche Verjährungsfrist von zwei Jahren (§ 651j BGB).

18. Versicherungen

adebar empfiehlt dem Kunden den Abschluss einer Veranstaltungsausfallversicherung. Bei Reisen empfiehlt adebar zusätzlich eine Reiserücktrittsversicherung sowie eine Versicherung für Rückführungskosten bei Unfall oder Krankheit.

19. Pass-, Visa- und Gesundheitsvorschriften

Bei Veranstaltungen und Ausflügen im Ausland beachten die Teilnehmenden die Pass-, Visa-, Einreise- und Gesundheitsvorschriften des Ziellandes. Für Zoll- und Devisenbestimmungen ist der Kunde selbst verantwortlich. Bei Pauschalreisen informiert adebar vor Vertragsschluss über die allgemeinen Pass- und Visumerfordernisse des Ziellandes.

20. Datenschutz und Teilnehmendendaten

adebar verarbeitet personenbezogene Daten nach der Datenschutz-Grundverordnung. Einzelheiten stehen in unserer Datenschutzerklärung. Verarbeitet adebar Daten von Teilnehmenden im Auftrag des Kunden, etwa für Anmeldung und Teilnehmendenmanagement, schließen die Parteien eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Der Kunde stellt sicher, dass er die Daten seiner Teilnehmenden rechtmäßig an adebar übermitteln darf.

21. Rechtswahl und Gerichtsstand

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Zwingende Vorschriften, die für den Kunden günstiger sind, etwa aus internationalen Abkommen, bleiben unberührt.

Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand der Sitz der adebar GmbH. Das gilt auch, wenn der Kunde keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat.

22. Verbraucherstreitbeilegung

adebar ist weder bereit noch verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

23. Schlussbestimmungen

Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.

Stand: 30. September 2026